KATA
PENGANTAR
Makalah
ini mengangkat judul tentang “Strategi Perencanaan Sumberdaya Manusia yang
efektif”. Hal ini didasarkan pada suatu pemikiran bahwa organisasi publik
maupun bisnis saat ini dihadapkan pada suatu perubahan kondisi lingkungan yang
semakin cepat . Keselarasan antara perencanaan sumber daya manusia (SDM) dapat
membangun kinerja organisasi yang mampu mengadaptasi dengan perubahan tadi.
Untuk merancang dan mengembangkan perencanaan sumber daya manusia yang efektif
bukanlah pekerjaan yang mudah, dia membutuhkan suatu pemikiran, pertimbangan
jangka pendek maupun jangka panjang. Tiga tahap perencanaan yang saling
terkait, seperti strategic planning yang bertujuan untuk mempertahankan
kelangsungan organisasi dalam lingkungan persaingan. Kedua, operational
planning, yang menunjukkan demand terhadap SDM, dan ketiga, human resources
planning, yang digunakan untuk memprediksikualitas dan kuantitas kebutuhan
sumber daya manusia dalam jangka pendek dan jangka panjang yang menggabungkan
program pengembangan dan kebijaksanaan SDM. Dalam pelaksanaannya, perencanaan
sumber daya manusia harus disesuaikan dengan strategi tertentu. Hal ini
dimaksudkan untuk meminimalisikan adanya kesenjangan agar tujuan dengan
kenyataan dan sekaligus menfasilitasi keefektifan organisasi dapat dicapai.
Perencanaan sumber daya manusia harus diintegrasikan dengan tujuan perencanaan
jangka pendek dan jangka panjang organisasi. Hal ini diperlukan agar organisasi
bisa terus survive dan dapat berkembang sesuai dengan tuntutan perubahan yang
sangat cepat dan dinamis . Dengan selesainya makalah ini ,kami ucapkan terima
kasih kepada berbagai pihak yang telah memberikan kontribusi dalam penulisan
makalah ini. Semoga bermamfaat.
PENDAHULUAN.
Sebuah
organisasi dalam mewujudkan eksistensinya dalam rangka mencapai tujuan
memerlukan perencanaan Sumber daya manusia yang efektif. Suatu organisasi,
menurut Riva’i( 2004:35) “tanpa didukung pegawai/karyawan yang sesuai baiik
segi kuantitatif,kualitatif, strategi dan operasionalnya ,maka
organisasi/perusahaan itu tidak akan mampu mempertahankan keberadaannya,
mengembangkan dan memajukan dimasa yang akan datang”. Oleh karena itu disini
diperlukan adanya langkah-langkah manajemen guna lebih menjamin bahwa
organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai jabatan,
fungsi, pekerjaan yang sesuai dengan kebutuhan . Perencanaan sumber daya
manusia (Human Resource Planning) merupakan proses manajemen dalam menentukan
pergerakan sumber daya manusia organisasi dari posisi yang diinginkan di masa
depan, sedangkan sumber daya manusia adalah seperangkat proses-proses dan
aktivitas yang dilakukan bersama oleh manajer sumber daya manusia dan manajer
lini untuk menyelesaikan masalah organisasi yang terkait dengan manusia. Tujuan
dari integrasi system adalah untuk menciptakan proses prediksi demand sumber
daya manusia yang muncul dari perencanaan strategik dan operasional secara
kuantitatif, dibandingkandengan prediksi ketersediaan yang berasal dari
program-program SDM. Oleh karena itu, perencanaan sumber daya manusia harus
disesuaikan dengan strategi tertentu agar tujuan utama dalam memflitasi
keefektifan organisasi dapat tercapai.. Strategi bisnis di masa yang akan
datang yang dipengaruhi perubahan kondisi lingkungan menuntut manajer untuk
mengembangkan program-program yang mampu menterjemahkan current issues dan
mendukung rencana bisnis masa depan. Keselarasan antara bisnis dan perencanaan
sumber daya manusia (SDM) dapat membangun perencanaan bisnis yang pada akhirnya
menentukan kebutuhan SDM. Beberapa faktoreksternal yang mempengaruhi aktivitas
bisnis dan perencanaan SDM, antara lain: globalisasi, kemajuan teknologi,
pertumbuhan ekonomi dan perubahan komposisi angkatan kerja. Perubahan karakteristik
angkatan kerja yang ditandai oleh berkurangnya tingkat pertumbuhan tenaga
kerja, semakin meningkatnya masa kerja bagi golongan tua, dan peningkatan
diversitas tenaga kerja membuktikan perlunya kebutuhan perencanaan SDM. Dengan
demikian, proyeksi de3mografis terhadap angkatan kerja di masa depan akan
membawa implikasi bagi pengelolaan sumber daya manusia yang efetif. Peramalan
kebutuhan sumber daya manusiadi masa depan serta perencanaan pemenuhan
kebutuhan sumber daya manusia tersebut merupakan bagian dalam perencanaan
sumber daya manusia yang meliputi pencapaian tujuan dan implementasi
program-program. Dalam perkembangannya, perencanaan sumber, perencanaan sumber
manusia juga meliputi pengumpulan data yang dapat digunakan untuk mengevaluasi
keefektrifan program-program yang sedang berjalan dan memberikan informasi
kepada perencanaan bagi pemenuhan kebutuhan untuk revisi peramalan dan program
pada saat diperlukan. Tujuan utama perencanaan adalah memfasilitasi keefektifan
organisasi, yang harus diintegrasikan dengan tujuan perencanaan jangka pendek
dan jangka panjang organisasi (Jackson & Schuler, 1990). Dengan demikian,
perencanaan sumber daya manusia merupakan suatu proses menterjemahkan strategi
bisnis menjadi kebutuhan sumber daya manusia baik kualitatif maupun kuantitatif
melalui tahapan tertentu.
Berbagai
Pengertian dan Strategi Perencanaan SDM Mondy & Noe (1995) mendefinisikan
Perencanan SDM sebagai proses yang secara sistematis mengkaji keadaan
sumberdaya manusia untuk memastikan bahwa jumlah dan kualitas dengan
ketrampilan yang tepat, akan tersedia pada saat mereka dibutuhkan”. Kemudian
Eric Vetter dalam Jackson & Schuler (1990) dan Schuler & Walker (1990)
mendefinisikan Perencanaan sumber daya manusia (HR Planning) sebagai; proses manajemen
dalam menentukan pergerakan sumber daya manusia organisasi dari posisinya saat
ini menuju posisi yang diinginkan di masa depan. Dari konsep tersebut,
perncanaan sumber daya manusia dipandang sebagai proses linear, dengan
menggunakan data dan proses masa lalu (short-term) sebagai pedoman perencanaan
di masa depan (long-term). Dari beberapa pengertian tadi ,maka perencanaan SDM
adalah serangkaian kegiatan atau aktivitas yang dilakukan secara sistematis dan
strategis yang berkaitan dengan peramalan kebutuhan tenaga kerja/pegawai dimasa
yang akan datang dalam suatu organisasi (publik,bisnis ) dengan menggunakan
sumber informasi yang tepat guna penyediaan tenaga kerja dalam jumlah dan
kualitas sesuai yang dibutuhkan. Adapun dalam perencanaan tersebut memerlukan suatu
strategi yang didalamnya terdapat seperangkat proses-proses dan aktivitas yang
dilakukan bersama oleh manajer sumber daya manusia pada setiap level manajemen
untuk menyelesaikan masalah organisasi guna meningkatkan kinerja organisasi
saat ini dan masa depan serta menghasilkan keunggulan bersaing berkelanjutan.
Dengan demikian, tujuan perencanaan sumber daya manusia adalah memastikan bahwa
orang yang tepat berada pada tempat dan waktu yang tepat,sehingga hal tersebut
harus disesuaikan dengan rencana organisasi secara menyeluruh. Untuk merancang
dan mengembangkan perencanaan sumber daya manusia yang efektif menurut Manzini
(1996) untuk, terdapat tiga tipe perencanaan yang saling terkait dan merupakan
satu kesatuan sistem perencanaan tunggal. Pertama, strategic planning yang
bertujuan untuk mempertahankan kelangsungan organisasi dalam lingkungan
persaingan, Kedua, operational planning, yang menunjukkandemand terhadap SDM,
dan Ketiga, human resources planning, yang digunakan untuk memprediksi kualitas
dan kuantitas kebutuhan sumber daya manusia dalam jangka pendek dan jangka
panjang yang menmggabungkan program pengembangan dan kebijaksanaan SDM.
Perencanaan sumber daya manusia dengan perencanaan strategik perlu
diintegrasikan untuk memudahkan organisasi melakukan berbagai tindakan yang
diperlukan ,manakala terjadi perubahan dan tuntutan tujuan pengintegrasian
perencanaan sumber daya manusia adalah untuk mengidentifikasi dan
menggabubungkan faktor-faktor perencanaan yang saling terkait, sistematrik, dan
konsisten. Salah satu alasan untuk mengintegrasikan perencanaan sumber daya
manusia dengan perencanaan strategik dan operasional adalah untuk
mengidentifikasi human resources gap antara demand dan supply, dalam rangka
menciptakan proses yang memprediksi demand sumber daya manusia yang muncul dari
perencanaan strategik dan operasional secara kuantitatif dibandingkan dengan
prediksi ketersediaan yang berasal dari program-program SDM. Pemenuhan
kebutuhan sumber daya manusia organisasi di masa depan ditentukan oleh kondisi
faktor lingkungan dan ketidakpastian, diserta tren pergeseran organisasi dewasa
ini. Organisasi dituntut untuk semakin mengandalkan pada speed atau kecepatan,
yaitu mengupayakan yang terbaik dan tercepat dalam memenuhi kebutuhan
tuntutan/pasar (Schuler & Walker, 1990).
Manfaat
Pengembangan SDM di Masa Depan Pimpinan yang secara teratur melakukan proses
pengembangan strategi sumber daya manusia pada organisasinya akan memperoleh
manfaat berupa distinctive capability dalam beberapa hal dibandingkan dengan
mereka yang tidak melakukan, seperti :Yang sifatnya strategis yakni :
Kemampuan
mendifinisikan kesempatan maupun ancaman bagi sumber daya manusia dalam
mencapai tujuan bisnis.
Dapat
memicu pemikiran baru dalam memandang isu-isu sumber daya manusia dengan
orientasi dan mendisdik patisipan serta menyajikan perluasan perspektif.
Menguji
komitmen manajemen terhadap tindakan yang dilakukan sehingga dapat menciptakan
proses bagi alokasi sumber daya program-program spesifik dan aktivitas.
Mengembangkan
“sense of urgency” dan komitmen untuk bertindak. Kemudian yang sifatnya
opersional ,perencanaan SDM dapat bermamfaat untuk :
Meningkatkan
pendayagunaan SDM guna memberi kontribusi terbaik,
Menyelaraskan
aktivitas SDM dengan sasaran organisasi agar setiap pegawai/tenaga kerja dapat
mengotimalkan potensi dan ketrampilannya guna meningkatkan kinerja organisasi, Penghematan
tenaga,biaya, waktu yang diperlukan ,sehingga dapat meningkatkan efisiensi guna
kesejahteraan pegawai/karyawan
.(Nawawi,
1997: 143) Adapun pola yang dapat digunakan dalam penyusunan strategi sumber
daya manusia organisasi di masa depan antara lain , (Schuler & Walker,
1990) : · Manajer lini menangani aktivitas sumber daya manusia (strategik dan
manajerial), sementara administrasi sumber daya manusia ditangani oleh pimpinan
unit teknis operasional. · Manajer lini dan Biro kepegawaian/ sumber daya
manusia saling berbagi tanggung jawab dan kegiatan, dalam kontek manajer lini
sebagai pemilik dan sumber daya manusia sebagai konsultan. · Departemen sumber
daya manusia berperan dalam melatih manajer dalam praktik-praktik sumber daya
manusia dan meningkatkan kesadaran para manajer berhubungan dengan HR concerns
Tahapan
Perencanaan SDM Menurut Jackson dan Schuler (1990), perencanaan sumber daya
manusia yang tepat membutuhkan langkah-langkah tertentu berkaitan dengan
aktivitas perencanaan sumber daya manusia menuju organisasi modern. Langkahlangkah
tersebut meliputi Pengumpulan dan analisis data untuk meramalkan permintaan
maupun persediaan sumber daya manusia yang diekspektasikan bagi perencanaan
bisnis masa depan.
Mengembangkan
tujuan perencanaan sumber daya manusia
Merancang
dan mengimplementasikan program-program yang dapat memudahkan organisasi untuk
pencapaian tujuan perencanaan sumber daya manusia
Mengawasi
dan mengevaluasi program-program yang berjalan. Keempat tahap tersebut dapat
diimplementasikan pada pencapaian tujuan jangka pendek (kurang dari satu
tahun), menengah (dua sampai tiga tahun), maupun jangka panjang (lebih dari tiga
tahun). Rothwell (1995) menawarkan suatu teknik perencanaan sumber daya manusia
yang meliputi tahap :
Investigasi
baik pada lingkungan eksternal, internal, organisasional:
Forecasting
atau peramalan atas ketersediaan supply dan demand sumber daya manusia saat ini
dan masa depan;
Perencanaan
bagi rekrumen, pelatihan, promosi, dan lain-lain;
Utilasi,
yang ditujukan bagi manpower dan kemudian memberikan feedback bagi proses awal.
Sementara itu, pendekatan yang digunakan dalam merencanakan sumber daya manusia
adalah dengan actiondriven ,yang memudahkan organisasi untuk menfokuskan bagian
tertentu dengan lebih akurat atau skill-need, daripada melakukan perhitungan
numerik dwengan angka yang besar untuk seluruh bagian organisasi. Perencanaan sumber
daya manusia umumnya dipandang sebagai ciri penting dari tipe ideal model MSDM
meski pada praktiknya tidak selalu harus dijadikan prioritas utama. Perencanaan
sumber daya manusia merupakan kondisi penting dari “integrasi bisnis” dan
“strategik,” implikasinya menjadi tidak sama dengan “manpower planning” meski
tekniknya mencakup hal yang sama. Manpower planning menggambarkan pendekatan
tradisional dalam upaya forecasting apakah ada ketidaksesuaian antara supply
dan demand tenaga kerja, serta merencanakan penyesuaian kebijakan yang paling
tepat. Integrasi antara aspek-aspek perencanaan sumber daya manusia terhadap
pengembangan bisnis sebaiknya memastikan bahwa kebutuhan perencanaan sumber
daya manusia harus dilihat sebagai suatu tanggung jawab ini.
Kesenjangan
dalam Perencanaan Sumber daya Manusia Dalam perencanaan SDM tidaklah semudah
apa yang dibayangkan, kendati telah ada perhitungan dan pertimbangan
berdasarkan kecenderungan dan data yang tersedia, tapi kemelencengan bisa saja
terjadi. Hal ini wajar karena selain adanya dinamika organisasi juga adanya
perubahan faktor lingkungan , kebijakan yang tidak diantisipasisi sebelumnya.
Proses perencanaan sering tidak berjalan sebagaimana mestinya, karena kebijakan
perencanaan tidak dibuat secara detil, sehingga terjadi kesenjangan antara
kebijakan sebelumnya dengan aspek teknis operasional secara empiris . Persoalan
yang dihadapi dalam perencanaan sumber daya manusia dalam pengembangan dan
implementasinya dari strategi sumber daya manusia dapat dikelompokkan ke dalam
empat permasalah (Rothwell, 1995) : Pertama, perencanaan menjadi suatu problema
yang dirasa tidak bermanfaat karena adanya perubahan pada lingkungan eksternal
organisasi, meskipun nampak adanya peningkatan kebutuhan bagi perencanaan.
Kedua, realitas dan bergesernya kaleidoskop prioritas kebijakan dan strategi
yang ditentukan oleh keterlibatan interes group yang memiliki power. Ketiga,
kelompok faktor-faktor yang berkaitan dengan sifat manajemen dan ketrampilan
serta kemampuan manajer yang memiliki preferensi bagi adatasi pragmatik di luar
konseptualisasi, dan rasa ketidakpercayaan terhadap teori atau perencanaan,
yang dapat disebabkan oleh kurangnya data, kurangnya pengertian manajemen lini,
dan kurangnya rencana korporasi. Keempat, pendekatan teoritik konseptual yang
dilakukan dalam pengujian kematangan perencanaan sumber daya manusia sangat
idealistik dan preskriptif, di sisi lain tidak memenuhi realita organisasi dan
cara manajer mengatasi masalah-masalah spesifik. Permasalahan tersebut merupakan
sebuah resiko yang perlu adanya antisipasi dengan menerapkan aspek
fleksibilitas ,manakala terjadi kesenjangan di lapangan. Namun sedapat mungkin
manajer telah menyiapkan langkah-langkah antisipasi secara cermat setiap
perkembangan yang terjadi , karena pada dasarnya sebuah bangunan perencanaan
SDM tidak harus dibongkar secara mendasar , jika ada kekurangan dan kelemahan
,tentu ada upaya mengatasi jalan keluar yang terbaik. Oleh karena itu
diperlukan analisis terhadap perencanaan yang dibuat dengan menreapkan analisi
SWOT.
Implementasi
Perencanaan SDM Pemilihan teknik merupakan starting point dalam melaksanakan
berbagai aktivitas yang berhubungan dengan gaya manajeral, nilai dan budaya
secara keseluruhan. Beberapa teknik perencanaan sumber daya manusia (Nursanti,
2002 : 61) dapat diimplementasikan dalam proses rekrutmen dan perencanaan
karir.
Rekrutmen
Identifikasi kemungkinan ketidakcocokan antara supply dan demand serta
penyesuaian melalui rekrutmen, sebelumnya dilihat sebagai alasan perencanaan
manpower tradisional. Oleh karena itu diperlukan pendekatan baru yang
mempertimbangkan kombinasi kompetensi karyawan melalui pengetahuan,
keterampilan dan sikap dan pengalaman yang dimiliki. Perencanaan MSDM dapat
dijadikan petunjuk dan memberikan wawasan masa yang akan datang bagi
orang-orang yang diperlukan untuk m,enyampaikan produk-produk inovatif atau
pelayanan berkualitas yang difokuskan melalui strategi bisnis dalam proses
rekrutmen.
Perencanaan
Karir Hal ini membutuhkan pengertian proses-proses yang diintegrasikan pada
karekteristik individual dan preferensi dengan implikasinya pada : budaya
organisasi, nilai dan gaya, strategi bisnis dan panduan, struktur organisasi
dan perubahan, sistem reward, penelitian dan sistem pengembangan, serat
penilaian dan sistem promosi. Beberapa organisasi dewasa ini menekankan pada
tanggung jawab individual bagi pengembangan karir masing-masing. Sistem
mentoring formal maupun informal diperkenalkan untuk membantu pencapaian
pengembangan karir. Seberapa jauh fleksibelitas dan efisiensi organisasi
ditentukan oleh kebijakan pemerintah, baik fiskal maupun pasar tenaga kerja.
Evaluasi
Perencanaan SDM Perencana sumber daya manusia dapat digunakan sebagai indikator
kesesuaian antara supply dan demand bagi sejumlah orang-orang yang ada dalam
organisasi dengan keterampilan yang sesuai : perencanaan sumber daya manusia
juga berguna sebagai “early warning” organisasi terhadap implikasi strategi
bisnis bagi pengembangan sumber daya manusia dengan melakukan audit terhadap
SDM. Teknik-teknik yang dapat digunakan dalam evaluasi perencanaan sumber daya
manusia meliputi :
Audit
sederhana terhadap sasaran apaqkah memenuhi tujuan, kekosongan terisi, biaya
berkurang, dan sebagainya. Sedangkan tingkat audit tergantung pada tujuan
organisasi dan seberapa jauh analisis terhadap keberhasilan maupunb
penyimpangan dapat dilakukan.
Evaluasi
sebagai bagian dari tinjauan prosedur organisasi lain sesuai standar penggunaan
:
Prosedur
total kualitas; perlu bagi kebutu8han pengawasan dan dapat menggambarkan atensi
bagi ketidakcukupan SDM b. Prosedur investasi manusia; perlu pengawasan bagi
hasil pelatihan terhadap analisis kebutuhan pelatihan bagi seluruh karyawan
berbasis kontinyuitas.
Pendekatan
analitis bagi utilisasi sumber daya manusia dan pengawasan hasil
Evaluasi
sebagai bagian dari audit komunikasi generalv atau survai sikap karyawan
Dimasukkannya
hal-hal berikut sebagai bagian audit yang lebih luas atau tinjauan fungsi SDM :
· Nilai tambah yang diperoleh organisasi, misalnya dalam mengembangkan manusia
atau pengurangan perpindahan tenaga kerja. · Dalam pemenuhan target departemen
sumber daya manusia atau penetapan fungsi · Dalam pengwasan pencapaian “equal
opportunity target” dalam hal gender atau ras · Sebagai bagian bentuk internal
atau eksternal bench-marking komporasi dari perencanaan sumber daya manusia
yang digunakan dan outcomes dalam bagian lain di organisasi yang sama
Melakukan
review atas penilaian individu. Dengan demikian, dapat dijelaskan bahwa tujuan
perencanaan sumber daya manusia adalh memastikan bahwa orang yang tepat berada
pada tempat dan waktu yang tepat, sehingga hal tersebut harus disesuaikan
dengan rencana organisasi secara menyeluruh. Salah satu hasil evaluasi
penerapan program jangkan panjang dapat ditujukan bagi perencanaan program
suksesi.
Penutup.
Berdasarkan
uraian sebelumnya, pada bab ini penulis mengemukakan beberapa kesimpulan :
Perencanaan
sumber daya manusia (Human Resource Planning) merupakan salah satu fungsi dalam
Manajemen Sumberdaya manusia yang mengorientasi pada bagaimana menyusun
langkah-langkah strategi menyiapkan sumberdaya manusia (pegawai/karyawan) dalam
suatu organisasi secara tepat dalam jumlah dan kualitas yang diperlukan
.Perencanaan SDM sebagai; proses manajemen dalam menentukan pergerakan sumber
daya manusia organisasi dari posisinya saat ini menuju posisi yang diinginkan
di masa depan dengan menggunakan data sebagai pedoman perencanaan di masa depan
.
Perencanaan
sumber daya manusia awal difokuskan pada perencanaan kebutuhan sumber daya
manusia di masa depan serta cara pencapaian tujuannya dan implementasi
program-program, yang kemudian berkembang, termasuk dalam hal pengumpulan data
untuk mengevaluasi keefektifan program yang sedang berjalan dan memberikan
informasi kepada perencana bagi pemenuhan kebutuhan untuk revisi peramalan dan
program daat diperlukan.
Dalam
pelaksanaannya, perencanaan sumber daya manusia harusdisesuaikan dengan
strategi tertentu. Hal ini dimaksudkan untukmeminimalisikan adanya kesenjangan
agar tujuan dengan kenyataan dan sekaligus menfasilitasi keefektifan organisasi
dapat dicapai. Perencanaan sumber daya manusia harus diintegrasikan dengan
tujuan perencanaan jangka pendek dan jangka panjang organisasi. Hal ini
diperlukan agar organisasi bisa terus survive dan dapat berkembang sesuai
dengan tuntutan perubahan yang sangat cepat dan dinamis .
